Indicazioni dell’Agenzia delle Entrate sui rimborsi spese per trasferte

Con un’attenzione, che ha certamente comportato la nostra piena e totale riconoscenza, l’Agenzia delle Entrate ha inteso offrici in regalo, per lo scorso Natale, la preziosa lettura di una propria corposa circolare, la n. 15/E/2025, sul tema della tracciabilità dei rimborsi spese al lavoratore in trasferta. Insomma, pur sempre di viaggi si parla; forse proprio per questo hanno pensato di pubblicarla in un periodo di festività! Ma andiamo oltre e vediamo, sia pur in breve, di ricapitolare ciò che l’Agenzia ha inteso comunicarci sul tema innanzi esposto.

Quale primo aspetto è utile evidenziare i riferimenti normativi che, per il 2025, hanno proposto alcune novità non da poco sul tema dei rimborsi spese per trasferte:

• il D.Lgs. n. 192/2024, rinominato Decreto delegato IRPEF, che interessa i rimborsi per spese di viaggio e trasporto nel territorio comunale, sede di lavoro. La novità riguarda il fatto che tali rimborsi non concorrono al reddito di lavoro dipendente se le spese risultano comprovate e documentate dal lavoratore; ciò poiché è stato espunto, dal testo normativo previgente, il riferimento alla necessità di un documento proveniente dal vettore;
• la Legge n. 207/2024, ovvero la Legge di bilancio 2025, che ha introdotto il concetto della necessaria tracciabilità dei pagamenti effettuati dal lavoratore in trasferta, al fine della non concorrenza al reddito da lavoro dipendente dei conseguenti rimborsi;
• il D.L. n. 84/2025, rinominato Decreto fiscale, il quale, rimediando a un rilevante problema causato dalla norma precedente, ha operato una corretta restrizione in tema di tracciabilità dei pagamenti anzidetti, limitando la prescrizione soltanto a quelli concernenti spese effettuate in Italia.

Fatta questa veloce panoramica circa le novità normative dello scorso anno, l’Agenzia delle Entrate, partendo dalla distinzione tra trasferte entro o al di fuori del territorio comunale sede di lavoro del lavoratore interessato, ricapitola in via generale le indicazioni di prassi già note circa le metodologie di effettuazione dei rimborsi, che, in breve, sono essenzialmente le seguenti:

• forfetaria;
• mista;
• analitica.

La base pratica, che unifica tutte queste opzioni, è quella della necessaria presenza di una specifica attestazione e documentazione comprovante le spese sostenute dal lavoratore.

Viene ricordato, in termini del tutto operativi, come, a fronte di una libera scelta sul tipo di rimborso da erogare, si ponga, tuttavia, la necessità che tale opzione sia mantenuta per tutti i giorni della medesima trasferta, non essendo possibile modificare la scelta per singola giornata.

Dalla novità prevista sul tema dei trasporti nel caso di trasferta nel territorio comunale (ex D.Lgs. n. 192/2024) deriva una semplificazione probatoria riguardo allo specifico costo, che, infatti, potrà essere comprovato tramite documentazione idonea fornita dal lavoratore. L’Agenzia, tenendo conto di tale aspetto, indica inoltre che «anche in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale, non concorre a formare il reddito il rimborso, sotto forma di indennità chilometrica, riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato, calcolato secondo i parametri delle tabelle ACI, purché opportunamente comprovato e documentato».

Segnalo che, sempre in tema di spese di viaggio, la circolare ci offre altri 2 interessanti spunti, stavolta valevoli per ogni tipo di trasferta, intra o extra comunale:

• in relazione al rimborso spese di pedaggio autostradale, l’Agenzia delle Entrate opera la loro assimilazione alle spese di viaggio, ritenendo quindi il loro rimborso non soggetto a imposta ove le stesse siano debitamente documentate;
• in analogia viene anche indicato come il rimborso delle spese per parcheggio auto non concorra al reddito da lavoro, laddove risulti comprovato «da documenti giustificativi che identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta».

Venendo al tema della tracciabilità delle spese sostenute in trasferta, ricordo come la Legge di Bilancio 2025 abbia di fatto richiesto, ai fini della non imponibilità sul lavoratore dei relativi rimborsi, un pagamento tracciabile per qualunque tipo di spesa (vitto, alloggio, viaggio e trasporto, con mezzi non di linea quali taxi o NCC) e di trasferta (intra o extra Comune sede di lavoro). La novella normativa, infatti, viene intesa, dato il suo esplicito richiamo all’intero comma 5, quale riferimento di tipo generale; viene, inoltre, specificato come detta richiesta risulti valevole qualunque sia la metodologia di rimborso prescelta.

In tema di trasporti, la circolare chiarisce come l’utilizzo di taluni mezzi, quali ad esempio autobus, treni, aerei e navi, non sia attratto nell’ambito della nuova disposizione riguardante la tracciabilità; in tali situazioni, a fronte della non concorrenza al reddito da lavoro, resta quindi libera la modalità di pagamento. Risalta, inoltre, sul piano operativo, una nuova indicazione di prassi: assimilando tali situazioni a quella del rimborso chilometrico al lavoratore, per utilizzo di un proprio mezzo, l’Agenzia indica come anche tale ristoro non vada soggetto all’obbligo di pagamento tracciato.

Salta fuori, invece, anche un’indicazione peculiare in tema d’imposta di soggiorno; teorizzando la sua assimilazione alle spese di alloggio, l’Agenzia delle Entrate specifica come per tale voce sia necessario sottostare all’obbligo di tracciabilità.

Infine, dopo avere creato abbastanza caos nell’ambito della gestione dei rimborsi spese al nostro esame, il legislatore, nel giugno 2025, ha un evidente pentimento; col D.L. n. 84/2025, infatti, ricolloca al solo ambito del territorio nazionale la richiesta di tracciabilità obbligatoria delle spese sostenute. In sostanza: per chi opera una trasferta all’estero non vi è più tale obbligo. Grazie ad una specifica indicazione normativa, tale precetto risulta valido fin dal 1° gennaio 2025.