20 Ottobre 2021

Accordo efficiente, smart working vincente

di Gianluca Tumminelli Scarica in PDF

L’esperienza pandemica ha portato milioni di lavoratori alla scoperta dello smart working, complici le restrizioni e l’impossibilità di affollare gli uffici come prima. Tuttavia, abbiamo conosciuto una mera forma emergenziale, ben lontana dal vero ideale di lavoro smart, anche per l’assenza dell’elemento cardine dell’istituto: l’accordo tra le parti.

Ma la pandemia finirà e le regole ordinarie torneranno: scopriamo, allora, come organizzare uno smart working vincente, sia per l’azienda che per il lavoratore.

 

Introduzione

Maggior autonomia, delega delle responsabilità, lavoro per obiettivi e non più per tempi: sono tutti sinonimi dello smart working, definito dall’Osservatorio del Politecnico di Milano come “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

E se alcuni lavoratori (genitori soprattutto) dovessero storcere il naso dinanzi a tale definizione, pensando ai giorni difficili di quarantena dove la separazione tra vita privata e lavoro era completamente azzerata, il motivo potrebbe essere solo e soltanto uno: quello che hanno sperimentato non era vero smart working.

Sì, perché il lavoro, per essere definito davvero smart, deve esser ben organizzato, così come anche il lavoratore deve essere formato e messo nelle condizioni di imparare un vero e proprio nuovo modo di svolgere la prestazione lavorativa.

Dunque, se la pandemia ha portato milioni di persone a conoscere e utilizzare il termine “smart working”, a parere di chi scrive, non si può dire allo stesso modo che abbia insegnato alle persone a lavorare in modo agile, in un modo completamente differente da quello che facevano letteralmente fino al giorno prima.

 

Potenzialità del lavoro agile

Sul lungo termine, le aziende potrebbero beneficiare di una lunga serie di costi ridotti, dalle spese di affitto per uffici ampi (che dunque non sarebbero più necessari), al riscaldamento in inverno e arrivando ai condizionatori in estate; inoltre, i risparmi sarebbero evidenti anche dal lato del lavoratore, il quale dovrebbe farsi carico di sempre minori spese di trasporto (a beneficio collettivo di tutti, in quanto le strade saranno meno affollate e l’atmosfera meno inquinata) per non parlare del risparmio della risorsa più importante, che tornerebbe sempre più nella disponibilità del lavoratore: il tempo!

Ma è davvero tutto qua?

In realtà no. Un’ampia diffusione dello smart working, come molti esperti hanno già fatto notare, potrebbe avere ripercussioni ben più ampie di quelle appena descritte, che potrebbero davvero sconvolgere (in senso positivo) il mondo del lavoro e il modo di gestire le human resources.

Come?

Si pensi, ad esempio, a un semplice processo di recruiting, a un’azienda che cerca di espandersi e ha bisogno di nuovo personale alle proprie dipendenze; ora, supponiamo che quest’azienda sia molto matura, “sul pezzo”, per così dire, perché ha un buon piano di smart working, ben radicato in una solida cultura aziendale basata sulla condivisione e sulla capacità di fare squadra anche a distanza.

Ecco, quest’azienda non avrà limiti, perché potrà cercare la propria risorsa davvero ovunque, spezzando i giurassici vincoli geografici che impongono a un candidato di dover essere quanto più vicino alla sede aziendale presso la quale si propone; e badate: non si tratta di una premonizione, lo scenario appena descritto è già realtà per molte aziende, alcune delle quali (sulla Luna rispetto alla media attuale, lo ammetto) assumono solo per posizioni al 100% smart, dove il coordinamento avviene esclusivamente on-line e i colleghi si ritrovano di persona poche volte all’anno, durante eventi organizzati che promuovono l’intensificazione delle relazioni.

Come dicevo poc’anzi: si tratta di una realtà, di un nuovo modo di vivere la vita professionale, più stimolante, motivante e perfettamente concorrenziale, perché, se posso cercare una risorsa ovunque nel mondo, nessuno rimarrà insostituibile, e allora ecco che tutti saranno incentivati a dare il meglio (dunque, grandi vantaggi in termini di produttività aziendale).

 

Smart working post pandemia: come fare e quali accorgimenti per le aziende

Ma torniamo coi piedi per terra, guardando la realtà attuale di moltissime imprese dove lo smart working è praticato solamente a causa della pandemia in corso: ci accorgeremo che molte di queste aziende non sono sufficientemente organizzate da un punto di vista informatico (lo smart working richiede, infatti, un’ottimale dotazione di hardware, software, connettività, punti di accesso sicuri per proteggere le informazioni riservate, di modo che siano accessibili da remoto senza compromettere la sicurezza informatica e senza ledere la privacy di nessuno), da un punto di vista della formazione (il personale deve avere la possibilità di formarsi, capire come utilizzare determinati strumenti, ricevere consigli per svolgere un lavoro sempre più smart) e non sono pronte a gestire lo smart working al termine dello stato di emergenza da un punto di vista giuridico-contrattualistico, per un motivo molto semplice: la legislazione emergenziale ha derogato temporaneamente l’obbligo dell’accordo tra le parti, dunque poche aziende sono formate su tal punto, e non saranno pronte (o comunque, avranno delle difficoltà) a mettersi in regola.

Vediamo, dunque, di dare dei consigli pratici ai lettori, su quali sono i passi da seguire per mettere in piedi un buon sistema di smart working “reale”, alla luce delle disposizioni contenute nell’articolo 18 ss., D.Lgs. 81/2017.

1. La prima cosa da fare è redigere un buon regolamento aziendale, che funga da vera e propria “Costituzione” dello smart working aziendale. Sul punto, va detto che, in realtà, la vigente normativa non prevede l’obbligo di dotarsi di un regolamento (l’obbligo riguarda semplicemente l’accordo tra le parti, il quale deve appunto sussistere tra datore di lavoro e lavoratore che aderisce allo smart working).
Dotarsi di un buon regolamento aziendale di lavoro agile permette, poi, di redigere l’accordo tra le parti in modo molto più agevole, in quanto sarà possibile avere un accordo più snello, che potrà rimandare ad alcuni punti fondamentali del regolamento.
Ecco cosa inserire nel regolamento aziendale di smart working:

  • una breve premessa generica, con la quale si esplica cosa significa fare smart working e perché l’azienda ha deciso di sposare la realtà del lavoro agile (ad esempio, la volontà di consentire ai dipendenti di conciliare al meglio le proprie esigenze private e sociali con la vita professionale);
  • le modalità con quali il dipendente o l’azienda potranno richiedere l’uno all’altro di aderire allo smart working (ad esempio, richiesta scritta, richiesta verbale, e nei confronti di chi avanzare la richiesta);
  • quali sono i lavoratori che hanno diritto di priorità nell’aderire allo smart working (ad esempio, l’azienda potrebbe voler dar priorità a genitori con figli sotto i 3 anni);
  • individuare le mansioni e le famiglie professionali che possono beneficiare dello smart working, poiché non tutte le attività si prestano al lavoro agile. Potrebbe essere utile fissare anche una pletora di regole sui criteri di selezione dei lavoratori, che, con mansioni equivalenti, possono accedere al lavoro agile: tra le regole più utilizzate nella pratica in azienda citiamo i carichi famigliari, la salute, l’anzianità di servizio del dipendente, la distanza della residenza del lavoratore dalla sede di lavoro.

2. Completato il passaggio regolamentare, lo step successivo sarà quello di redigere l’accordo tra le parti (un singolo accordo per ogni lavoratore in smart working), il quale dovrà essere conforme sia al Capo II, D.Lgs. 81/2017, appunto la fonte normativa dello smart working nel nostro ordinamento, ma anche al regolamento aziendale.
Ecco i punti cui fare più attenzione e che devono essere indicati in un buon accordo:

  • la durata dell’accordo: essa potrà essere a tempo determinato, oppure a tempo indeterminato; nel caso di tempo indeterminato, sarà bene esplicare la durata minima del preavviso per potervi recedere, che, ai sensi dall’articolo 19, comma 2, D.Lgs. 81/2017, non può essere inferiore a 30 giorni (che diventano 90 giorni, nel caso di lavoratori disabili);
  • i giorni della settimana o del mese in cui si svolge lavoro agile. Nel caso in cui non sia possibile prefissarlo in modo rigido, è possibile usare formule del tipo: “Ogni venerdì verranno fissati i giorni di smart working della settimana successiva, in base alle esigenze aziendali; le giornate di smart working non dovranno in ogni caso essere inferiori a __ giorni”;
  • la modalità di svolgimento del potere di controllo. È un punto molto importante da specificare, perché tramite esso il datore di lavoro potrà via via verificare lo stato di avanzamento dei lavori o degli obiettivi. Attenzione, però: lo smart working fa rima con “delega e senso di responsabilità”. Si consiglia, pertanto, di non irrigidire troppo il controllo che il datore svolge sullo smart worker. Ad esempio, l’accordo potrebbe semplicemente prevedere (in modo molto flessibile) che il datore di lavoro possa, in ogni momento, chiedere al lavoratore di dover rendere conto del proprio operato, e il lavoratore ha l’obbligo di risposta “entro un tempo ragionevole, al fine di consentire al datore la sua funzione di direzione e organizzazione dei lavori aziendali”;
  • un’eventuale fascia di reperibilità: essa sarebbe molto utile a garantire una fascia oraria in cui rendersi disponibili via mail o smartphone oppure per espletare il coordinamento con gli altri colleghi (per esempio per eventuali riunioni in modalità virtuale mediante Skype/Zoom/Teams/Hangouts, etc.). Attenzione, però, a non rendere questa fascia troppo ampia, perché andrebbe contro il senso di autonomia nella gestione dei tempi, insito nel lavoro agile;
  • gli strumenti tecnologici dati in dotazione, magari allegando anche una dichiarazione a che il lavoratore si assuma la responsabilità del loro corretto uso e della loro tenuta efficiente;
  • eventuali fatti/situazioni che, se si verificano, legittimano la richiesta aziendale a che il lavoratore rientri immediatamente in sede. Potrebbe essere un buon esempio di motivo valido il malfunzionamento della dotazione tecnologica, che non consenta la prosecuzione della prestazione lavorativa a distanza;il diritto al distacco: elemento importantissimo; è fondamentale specificare nell’accordo che, al termine della giornata lavorativa (che può svolgersi secondo l’articolazione oraria più comoda, ma comunque nei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero), il lavoratore dovrà distaccarsi da tutti i dispositivi elettronici con i quali lavora. Si tratta di un diritto/dovere fondamentale, che dovrebbe aiutare il lavoratore a tracciare una linea di separazione netta tra il mondo del lavoro e la vita privata (proprio quella linea che, come dicevamo, sembrava invisibile a inizio pandemia).

E poi? Null’altro? In realtà, dipende (dalle esigenze aziendali).

La normativa, infatti, prevede solamente che l’accordo disciplini “l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro ed agli strumenti utilizzati dal lavoratore. L’accordo individua altresì i tempi di riposo del lavoratore nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro”.

Dunque, se l’azienda volesse prevedere ulteriori clausole che non siano in contrasto con la legge (senza di dimenticarsi di redigere anche un’eccellente informativa sulla sicurezza dello smart worker), sarà libera di farlo.

3. Smart working con fissazione degli obiettivi: alcune aziende (e studi professionali) richiedono ai propri collaboratori di predisporre un elenco delle attività che essi svolgeranno nei giorni di lavoro agile; altre fanno redigere a consuntivo agli smart workers una reportistica sugli obiettivi realizzati al termine di ciascun periodo di riferimento; un’altra casistica interessante prevede che ai lavoratori venga sottoposto un questionario sulle attività da eseguire nei giorni di smart working, per permettere al responsabile di poter effettuare una verifica ex post sull’adempimento delle prestazioni previste nel documento. In sintesi, possiamo evidenziare serenamente che l’assegnazione di obiettivi misurabili nella loro dimensione qualitativa e quantitativa è senz’altro the best practice per controllare l’attività del lavoratore subordinato, per rispondere alla seguente domanda cruciale: le attività svolte dal lavoratore agile sono in linea con le aspettative e le esigenze dell’impresa?

 

Il ruolo della contrattazione collettiva

La domanda che ora ci si pone è: in questo panorama normativo alquanto lacunoso, dove la legge si limita a dettare alcune semplici previsioni di carattere per lo più generale e ampio, come si pongono i Ccnl?

La risposta è che anche i Ccnl, spinti dall’ondata di ricorso al lavoro agile a causa del COVID-19, stanno iniziando solo ora a disciplinare la questione; pertanto, nel momento in cui un’azienda si trovi a dover redigere regolamento e accordo di smart working, sarà, altresì, fondamentale verificare la presenza di previsioni ulteriori, in alcuni casi ben più limitanti rispetto alla disciplina ordinaria disegnata dal decreto del 2017; ne è un esempio il Ccnl del settore bancario, che pone un importante limite al luogo ove svolgere la prestazione agile, il quale, se non si tratta del domicilio del lavoratore, deve sempre essere espressamente autorizzato dall’azienda.

Insomma, lo smart working sta letteralmente esplodendo e spopolando nel mondo del lavoro e non bisognerebbe rimanere sorpresi se entro la fine dell’anno la maggior parte dei Ccnl dovesse andare a regolare lo smart working in modo ben più dettagliato e articolato.

Nell’attesa, non resta che augurare buon smart working (quello vero) a tutti.

Fac simile di accordo di lavoro agile ex D.Lgs. 81/2017
L’azienda _______________

Il dipendente _______________

Luogo, data _______________

 

Oggetto: accordo di lavoro agile, ai sensi del D.Lgs. 81/2017

 

Premesso che:

− l’azienda _______________, nell’ottica di perseguire un costante miglioramento del contesto professionale, sia in relazione alla struttura aziendale di svolgimento della propria attività, sia per ciò che attiene alle dinamiche organizzative dei processi interni, ha intenzione di attuare una politica di ottimizzazione dei tempi di vita e di lavoro dei propri dipendenti, al fine di consentire un’ancora maggiore conciliazione delle esigenze personali dei lavoratori alla luce dei propri obblighi professionali;

− le attuali competenze e conoscenze informatiche, peraltro in continua e rapida evoluzione, consentono oggi di poter ricorrere a modelli organizzativi innovativi, incentrati sulla possibilità di lavorare a distanza pur mantenendo una connessione con il sistema centrale aziendale;

− la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti trova la sua piena manifestazione nell’ottimizzazione degli spostamenti abitazione-lavoro-abitazione, andando a ridurre i tempi di viaggio (con annessi riflessi positivi sulla produttività aziendale) e riverberandosi positivamente anche in aspetti ulteriori, esterni ai rapporti di lavoro in essere e che costituiscono beneficio per la collettività, quale ad esempio la tutela dell’ambiente;

− il tema del lavoro agile e la sua promozione e diffusione rappresentano temi di attualità nel contesto storico-economico, in merito ai quali il Legislatore è più volte intervenuto, sia in merito alla definizione della disciplina normativa sia per ciò che riguarda la definizione di agevolazioni fiscali e incentivi generali al suo utilizzo;

− proprio seguendo l’impulso legislativo e la contemporanea presenza delle condizioni strutturali tali da consentirne il ricorso, l’azienda _______________ intende avviare il ricorso al lavoro agile, nelle modalità e nei termini che saranno di seguito concordati.

Le premesse sono parte integrante del presente accordo nel quale le parti condividono quanto segue.

 

Articolo 1 – Definizione di lavoro agile

Con il termine di lavoro agile (o anche smart working) si intende una forma di organizzazione flessibile della prestazione, che potrà essere svolta anche al di fuori dell’ordinaria sede assegnata, mediante l’utilizzo di strumenti informatici messi a disposizione della società e opportunamente idonei allo svolgimento dell’attività lavorativa, anche in modalità remota.

I diversi luoghi ove la prestazione stessa potrà avere luogo potranno essere:

− una diversa sede (ovvero ufficio) dell’azienda _______________;

− la residenza/domicilio del lavoratore coinvolto, ovvero altro luogo opportunamente e preventivamente portato a conoscenza del personale aziendale preposto, in ogni caso a norma delle disposizioni indicate nel presente accordo.

In ogni caso, il lavoro agile resta distinto dall’istituto del telelavoro, in quanto il primo si configura come la possibilità di prevedere lo svolgimento della prestazione sia nei locali aziendali sia in un luogo differente, previo naturale coordinamento tra il lavoratore e il personale aziendale preposto, a cui il lavoratore stesso deve fare riferimento in relazione alla propria mansione, e non, invece, la rigida mutuazione del luogo di lavoro presso il domicilio del dipendente.

 

Articolo 2 – Natura del rapporto e permanenza delle condizioni

Il lavoro agile costituisce una diversa modalità organizzativa, e non anche una mutazione genetica del rapporto preesistente, che continua, quindi, a essere caratterizzato dalla medesima struttura.

Nello specifico, tale formula non ha alcun effetto sulla definizione dell’orario di lavoro e della sua collocazione temporale, sulle mansioni svolte e in relazione al potere direttivo e disciplinare in capo al datore di lavoro, per cui continuano a valere le medesime condizioni fissate tra le parti.

 

Articolo 3 – Adesione al lavoro agile

L’adesione al lavoro agile è del tutto volontaria e subordinata, in prima istanza, alla manifestazione di apposita ed esplicita volontà in tale senso da parte del lavoratore.

 

Articolo 4 – Durata del ricorso al lavoro agile e sua revoca

Il presente accordo è da intendersi a tempo determinato, con effetti a far data dal _______________ al _______________.

Le parti si riservano la possibilità di prorogare la validità del presente accordo, in prossimità della data di scadenza appena specificata, e comunque previo accordo volontario tra azienda e lavoratore.

 

Articolo 5 – Modalità di svolgimento della prestazione e fascia di reperibilità

Come già espresso nell’articolo 2, il lavoro agile costituisce una mera differente organizzazione dell’attività lavorativa, non avendo effetto novativo alcuno nella natura del rapporto di lavoro, se non legato specificatamente alla maggiore flessibilità nella definizione de luogo di svolgimento.

Proprio per questo, al fine di ottimizzare i processi aziendali interni e massimizzare l’efficacia del ricorso a tale strumento organizzativo, Lei sarà chiamato a interfacciarsi costantemente con l’ufficio, e naturalmente con il responsabile di riferimento, Sig/Sig.ra _______________, al fine di consentire un adeguato grado di fluidità della prestazione svolta.

Proprio al fine di conseguire l’obiettivo appena esposto, si decide di fissare una fascia di reperibilità della durata di ___ ore, dalle _______________ alle _______________ di ogni giornata che Lei svolgerà in modalità agile.

 

Articolo 6 – Orario di lavoro e diritto/dovere al distacco

Durante le giornate di smart working, Lei deciderà liberamente la collocazione oraria nella quale rendere la prestazione lavorativa, salvo il rispetto della fascia di reperibilità di cui all’articolo precedente.

Lei è, inoltre, tenuto a rispettare il limite orario giornaliero massimo, come risultante dal contratto di lavoro con Lei in corso dal _______________, e nel rispetto della normativa sull’orario di lavoro delineata dal D.Lgs. 66/2003; non è ammesso lavoro straordinario durante le giornate di smart working.

Le giornate di smart working dovranno essere ___ a settimana e verranno stabilite di volta in volta col Suo responsabile entro ogni venerdì per la settimana a seguire.

Al termine della giornata lavorativa Lei dovrà disconnettersi da tutti i dispositivi indicati dall’articolo successivo, in modo da garantire una quanto più netta separazione tra vita professionale e vita privata.

 

Articolo 7 – Potere di controllo e monitoraggio degli obiettivi

Durante i periodi in cui lei lavorerà in modalità agile è confermato il potere direttivo del datore di lavoro e il vincolo dei doveri propri del lavoratore di cui all’articolo 2014 ss., cod. civ. (diligenza, obbedienza, fedeltà e riservatezza). Viene, altresì, confermato il potere disciplinare e di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto disposto dall’articolo 4, L. 300/1970, nonché dalla disciplina in materia di privacy.

In particolare, per quanto riguarda il potere di controllo, lei sarà tenuto a render conto dello stato di avanzamento dei lavori e del raggiungimento degli obiettivi prefissati col Sig./Sig.ra _______________ ogni qualvolta egli/ella ne farà richiesta; tali obiettivi dovranno essere raggiunti durante lo smart working e verranno di volta in volta prefissati col suo responsabile di riferimento indicato dall’articolo 5.

 

 

Articolo 8 – Strumenti informatici aziendali e possibilità di richiamo in azienda in caso di malfunzionamento della strumentazione.

Durante lo svolgimento della sua prestazione, specie nel periodo di piena attuazione del piano di lavoro agile al di fuori dei locali aziendali, il lavoratore sarà tassativamente tenuto a utilizzare la strumentazione tecnologica messa a disposizione dall’azienda, e composta da:

  • __________________________________________________________________
  • __________________________________________________________________
  • __________________________________________________________________

La predetta strumentazione andrà usata sia in rispetto della normativa sulla sicurezza degli ambienti di lavoro cui le apparecchiature messe a disposizione dell’azienda si attengono (ai sensi del D.Lgs. 81/2008 e successive modificazioni), nel rispetto dell’informativa alla sicurezza durante il lavoro agile allegata al presente accordo, sia, in generale, per ottemperare a un elevato standard di controllo aziendale circa i sistemi tecnologici utilizzati e la protezione dei dati sensibili e della privacy.

Solo in via del tutto eccezionale, e previa comunicazione all’azienda (specificatamente al responsabile individuato dall’articolo 5) e annessa autorizzazione, i lavoratori interessati dal piano di smart working potranno fare ricorso all’utilizzo di strumentazione hardware e software personale.

In caso di guasto, ovvero malfunzionamento della strumentazione messa a disposizione dall’azienda, il lavoratore sarà tenuto a dare tempestiva comunicazione al responsabile del proprio ufficio/reparto; in tal caso, sarà facoltà del personale di riferimento aziendale, una volta appurate cause ed effetti di tali malfunzionamenti, richiamare i lavoratori in questione a rientrare in azienda al fine di poter correttamente terminare la prestazione/lavoro che stavano effettuando.

 

Articolo 9 – Privacy e divieto di concorrenza

I lavoratori interessati dal piano di smart working sono tenuti a osservare un trattamento di rigorosa riservatezza dei dati sensibili e riservati con cui entrano in contatto durante il naturale svolgimento della loro attività professionale.

L’adesione al piano di lavoro agile, e la conseguente possibilità di effettuare la propria prestazione anche al di fuori dei locali aziendali, non rappresenta una modifica agli obblighi di riservatezza, ma costituisce, comunque, motivo di adozione di maggior accortezza nel trattamento dei dati e delle informazioni con le quali i lavoratori interessati dal piano di lavoro agile entrano in contatto, in relazione alla potenziale maggior diffusione, divulgazione o semplice visione.

Resta in ogni caso severamente vietata qualsiasi diffusione, colposa o fraudolenta, di dati e informazioni di rilevanza strategica per l’azienda, a potenziali competitors, anche mediante interposta persona.

 

Articolo 10 – Disposizioni finali

Visti gli attuali interventi legislativi in materia, le parti firmatarie si danno reciproco impegno a seguire congiuntamente l’evoluzione normativa dell’istituto del lavoro agile e, se necessario e opportuno, a valutare qualsiasi intervento integrativo della disciplina prevista nel presente accordo.

 

L’azienda                                                       Il lavoratore

_______________                                 _______________

 

Si segnala che l’articolo è tratto da “Strumenti di lavoro“.

 

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